やりたくない仕事はできるだけVBAに任せる、仕事時間節約術

皆さん、やりたくない仕事ってなんですか？私は会社で行うほとんどすべての業務が該当しますが、その中でも無駄だと思うのが、エクセルシートへのデータ入力や集計など誰でもできるだろという仕事です。

こういう仕事はこなしても自分のスキルになりませんし、つまらなくて眠たくなります。
そんな仕事はしないのが一番ですが、サラリーマンである以上、そうはいきませんよね。
そこで、VBAの登場です。

VBAというのはVisual Basic for Applicationsの略で、エクセルなどのマクロ機能のプログラム言語です。
と言ってもピンと来ない人もいると思います。
例えば、エクセルを開くとボタンボタンが表示されていて、それをポチッとクリックすると数値が入力されたり、新しいウィンドウが出てきて、そちらに入力を促されたりした経験はありませんか？そういったことを実現するための方法がVBAです。

VBAをうまく使えば次のようなことができます。

・色々なファイルから必要な情報を抜き出し、一つのまとめファイルを作る
VBAの代表的な使い方ではないでしょうか？基本的な形式が決まった複数のファイルから情報を抜き取ってまとめ資料を作成する業務です。例えば実験データの集計や請求書などの作成ですね。資料を特定のフォルダに入れて、マクロのボタンを一回押せばあとは待っているだけで必要なファイルが作成されます。作成されるファイル名をどの様なパターンにするのかも決められます。
例えば○月○日_001 とか何時何分_1 とかですね。もちろん自分で入力してファイル名を決める事もできます。ファイル名くらい手動でいれれば？と思うかも知れませんがこれが地味に地味に時間の節約に聞くんです。私も以前ファイル名の編集だけで10分くらいかかっていた作業が数秒でおわりましたから。

・決められた形式のフォーマットをパターンを変えて量産する
例えば商品それぞれの仕様書を作成する場合などですね。VBAを使わなければ一つ一つファイルを開いて手入力しなければならないものですが。VBAを利用すれば表に必要事項を入力してボタンを一回押せば複数の数値が入力されたフォーマットを一括で作成できます。それに項目などにミスが見つかった場合の修正も容易です。一つの変更が全てに反映されるわけですから。そして項目の下限値や上限値などの情報を予め入れておいて数値を外したら警告を出すようにしておけば、入力ミス自体をなくすこともできます。こういう資料で一番時間を浪費するのが修正ですから本当に役に立ちます。

・リンクの張替えやシートの表示非表示などのめんどくさい操作をワンボタンで行う
エクセルには手動でやるとめんどくさい操作が結構あります。リンクを張り替えたり、シートの表示非表示、ロックの解除などです。これも、マクロをつかえばボタン一発です。特にシートが大量に入った重いエクセルシートなんかの編集には特に効果を発揮します。私もシートが数十個あるエクセルシートのロックを解除する作業に何分もかかっていましたが、マクロでやれば数秒もかかりません、一瞬で終わります。対象のシート自体にマクロを仕込めない場合は別途マクロ専用のファイルを作成し、そこから他のファイルを操作するようにすればマクロなしにしなければならないファイルでも編集できて便利です。

・Outlookと連携してメールを送る、アドレス帳の情報を書き出す
メーリングソフトであるOutlookとエクセルの連携も可能です。共有フォルダにマクロ付きのファイルを置いておいて、そこに書き込んだりした人に自動でメールを送るようなことができます。
会社の組織図がアドレス帳に入っている場合はそれを参照して社員No.を入れると名前や部署などの情報が出てくると言ったことも可能です。私も以前は連絡先のリストとメールのアドレス帳をひらいて連絡先のリストを参照しながらアドレス帳から一人一人コピーしてメールのCC欄に入れていたこともありましたが、マクロを使えば連絡先リストの隣にアドレスを一括で表示させることができるようになりました。あとは表示されたアドレスをすべて選択してコピーしてメールのCC欄にはりつければ完了です。

その他、できそうなことは大体できます。
“VBA 　やりたいこと” で検索してみて下さい
※やりたいことには自分がやらいたい作業名などを入れて下さい

VBAの良いところは非常にメジャーなため、ネットで検索すればいくらでも情報が出てくるところです。プログラムの基本的な考えがある程度必要ですが、特に参考書など購入しなくてもネットを参照することでなんとかなります。

しかし、一つだけ注意点があります。
他の社員にVBAが使えることを知られてしまうと自分の時間が削られてしまうことです。

VBAは非常に便利で自分の仕事の工数削減に利用できます。しかしそれが知られてしまうと他の社員のために作成をお願いされてしまいます。そしてやっとの思いで時間をかけてそれを作成しても、最初はお礼を言われますが、そのうち、ああしてほしい、こうしてほしいとクレームが入ります。バグが見つかったら怒られます。

そして、そのクレーム処理や修正に自分の時間が奪われていきます。自分の仕事を減らすためにVBAを利用したのにこれでは本末転倒ですよね。確かに会社全体としての効率は向上するかも知れませんが、その程度ではほとんど給料は上がりません。私達は会社のためではなく自分のために働いているのです。

VBAを利用してあまりに早く仕事を終わらしてしまうと怪しまれますので、空いた時間はさらにVBAの勉強をしたり、他に効率化できる業務がないか考えてみましょう。そうすれば自分のスキルをさらに向上できます。そうなればVBAを使った副業もできます。世の中にはVBAを活用したいけど知識がないから誰かに作って欲しいという人が溢れています。そしてそういう人はクラウドソーシングサイトで募集をかけていたりします。
会社で残業するくらいならクラウドソーシングで副業しましょう。
さらにスキルが向上して自分で教えられるレベルになればセミナーを開催して稼ぐ事も夢ではありません。

VBAの勉強方法

VBAの勉強は最初は難しいとは思いますが、ネットに情報が豊富にありますので、是非検索して挑戦してみて下さい。私もほとんど知識がない状態からなんとか使えるようになるレベルまでスキルを向上することができました。

VBAの勉強のコツはとにかく作ってみることです。わけのわからない言葉や約束事などがでてきますが、あまり細かいことを気にせず、自分がやりたいことを実現できるVBAを作ってしまいましょう。作れる分けない？大丈夫です。上で言ったようにVBAの情報はネットにあふれています。最初はそれをコピーして編集するだけでも十分作れます。そしてなれてきたら細かいことなどを勉強してさらに高度なものを作れるようになればいいのです。

最初に作るのにおすすめなものはファイルのリネーム処理ですね。フォルダの中にバラバラな名前で散らばったファイルを整理するVBAです。別にフリーソフトでもできますが。自分でVBAで名前をルールに従って変えることができるようになれば、ファイル完の連携処理や条件の付け方などの知識が増え、今後様々な作業用VBAに応用できます。

仕事時間の節約にはVBAおすすめです。